Giao tiếp cởi mở và trung thực. Tính minh bạch. Hỗ trợ lẫn nhau. Đây là những phẩm chất của một mối quan hệ lành mạnh… và những dấu hiệu của một chiến lược quản lý mối quan hệ nhà cung cấp vững chắc.
Theo nhiều cách, các bước để đảm bảo mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp tương tự như các bước cần thiết để đảm bảo một cuộc hôn nhân bền chặt. Cả hai bên cần nỗ lực tập trung để duy trì sự tin cậy, minh bạch và giao tiếp. Nó không chỉ xảy ra một cách vô tình; nó đòi hỏi hành động có chủ ý và chu đáo.
Cần có sự hợp tác của công ty để thúc đẩy sự thành công và tăng trưởng của công ty… đặc biệt là trong sự biến động và bất ổn chưa từng có của chuỗi cung ứng toàn cầu ngày nay. Trong một cuộc khảo sát gần đây do Jabil tài trợ với hơn 300 người ra quyết định về chuỗi cung ứng, những người được hỏi đã xác định được nhiều lực lượng thị trường ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng toàn cầu, một số yếu tố nổi bật nhất là nhu cầu tăng, chi phí lao động cao hơn và hạn chế về nguồn cung. Một trong những hạn chế này có thể là sự thiếu hụt linh kiện điện tử, như tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn ở phần sau, có nhiều tác động tiêu cực đến các doanh nghiệp.
Để đối phó với những thách thức và sự không chắc chắn này, OEM đang đánh giá các nhà cung cấp và các mối quan hệ hiện tại của họ. Những người tham gia khảo sát của chúng tôi chỉ ra rằng bối cảnh chuỗi cung ứng đang thay đổi đang khiến họ phải thực hiện các biện pháp như sửa đổi danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt và đánh giá các chiến lược tìm nguồn cung ứng đa động cơ. Các nhà cung cấp cũng đang chuyển từ tìm nguồn cung ứng và mua sắm truyền thống sang dựa nhiều hơn vào các sáng kiến như quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp (SRM).
Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp là gì?
Nói một cách đơn giản, quản lý quan hệ nhà cung cấp là một cách tiếp cận có hệ thống để phát triển và quản lý quan hệ đối tác.
Mục tiêu của SRM là khuyến khích cùng tăng trưởng và tạo ra giá trị với các nhà cung cấp mục tiêu dựa trên nền tảng của sự tin cậy, giao tiếp cởi mở và tư duy cùng có lợi. Điều này khác với quan hệ đối tác không phải là đối tác, được điều chỉnh chủ yếu bởi quản lý hợp đồng, quản lý hợp đồng và xếp hạng nhà cung cấp. “Mua hàng và Quản lý chuỗi cung ứng” của Robert Monczka trình bày ngắn gọn các mục đích và lợi ích của SRM:
- Trở thành “khách hàng được lựa chọn”.. Được hưởng ưu đãi về tính sẵn có, chi phí, khả năng tiếp cận công nghệ, đổi mới và giảm thiểu rủi ro.
- Tập trung vào giá trị.Tăng khả năng cạnh tranh của thị trường thông qua việc xem xét tất cả các yếu tố liên quan xác định giá trị của các bên liên quan.
- Tận dụng khả năng của nhà cung cấp. Có được một vị trí thuận lợi thông qua việc tham gia sớm vào quá trình đổi mới và phát triển sản phẩm và quy trình.
- Chia sẻ tăng trưởng, lợi nhuận, rủi ro và đầu tư.Phát triển các mục tiêu chung, nỗ lực và cam kết nguồn lực nhằm tạo ra một nền văn hóa lành mạnh để tăng trưởng liên tục.
Với số lượng biến động và sự không chắc chắn đang diễn ra xung quanh chuỗi cung ứng, chiến lược SRM là một trong những khoản đầu tư có giá trị nhất mà một tổ chức có thể thực hiện. Ví dụ: khoảng 95% người tham gia cuộc khảo sát của chúng tôi cho biết rằng công ty của họ đã trải qua tác động của tình trạng thiếu linh kiện đang diễn ra.
Trong nỗ lực ổn định nguồn cung, các OEM đang xem xét lại phương pháp phân bổ của họ. Theo khảo sát của chúng tôi, 44% người tham gia đầu tư vào các kế hoạch dự phòng cho nhà cung cấp và 39% đang tìm kiếm thêm các lớp dự phòng và đa dạng khi lựa chọn nhà cung cấp. Với sự tập trung cao độ vào phân bổ, một chương trình SRM là rất quan trọng để cạnh tranh trong điều kiện thị trường khó khăn. Nhìn chung, các mối quan hệ với nhà cung cấp đã phát triển đáng kể trong vài năm qua khi các OEM ngày càng bắt đầu thuê ngoài các năng lực không phải cốt lõi, do đó khiến họ phụ thuộc nhiều hơn vào các đối tác để đổi mới, đảm bảo nguồn cung cấp, trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí. Động lực này đang thay đổi các mối quan hệ với nhà cung cấp, khiến họ trở nên quan trọng hơn đối với thành công cuối cùng.
Vì vậy, làm thế nào bạn có thể tận dụng tối đa các mối quan hệ với nhà cung cấp của mình?
Sáu chiến lược cho mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp
Mục tiêu chính của SRM là phát triển mối quan hệ hai chiều, cùng có lợi. Một mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp có thể đưa bạn tiến xa hơn theo cấp số nhân so với khả năng của chính mình, nhưng để đạt được công suất cao nhất trong một thời gian dài thì cần phải bảo trì và chăm sóc thường xuyên. Dưới đây là một số mẹo để trau dồi SRM của bạn:
- Khởi chạy trong thị trường của người mua
Có thể bạn đã nghe câu ngạn ngữ cổ của Trung Quốc: "Thời điểm tốt nhất để trồng một cái cây là 20 năm trước ... thời điểm tốt thứ hai là bây giờ."
Lý tưởng nhất, thời điểm tốt nhất để bắt đầu một chiến lược SRM hiệu quả là trước khi các vấn đề và thách thức phát sinh. Điều đó sẽ cho phép các công ty tạo ra các kế hoạch để chúng có thể mang tính chiến lược thay vì phản ứng. Tuy nhiên, để gieo những hạt giống sẽ nảy nở tạo nên sự phát triển và thành công của công ty, thì thời điểm tốt thứ hai để hành động là ngay bây giờ. Ví dụ, chúng ta hãy xem xét sự thiếu hụt thành phần.
Như tôi đã đề cập, 95% người tham gia cuộc khảo sát của chúng tôi cho biết rằng họ đã cảm thấy sự thiếu hụt linh kiện đang ở mức thấp. Điều này đã gây ra những tác động bất lợi đáng kể đối với các công ty, chẳng hạn như tỷ suất lợi nhuận thu hẹp hơn, giá cả biến động, sự chậm trễ trong giao hàng sản xuất hoặc thời gian đưa ra thị trường và hơn thế nữa.
Khi cung thiếu so với nhu cầu, các nhà cung cấp phân bổ một phần trăm sản lượng của họ cho mỗi khách hàng. Điều này có nghĩa là mỗi khách hàng có thể nhận được một phần trăm nhu cầu mà họ có đối với một sản phẩm cụ thể. Cuối cùng, trong thời gian thiếu hụt các thành phần này, các nhà cung cấp xác định ai sẽ hỗ trợ; khả năng tiếp tục hoạt động của bạn chỉ phụ thuộc vào chất lượng của mối quan hệ mà bạn có với các nhà cung cấp của mình. Tôi không thể nhấn mạnh quá mức tầm quan trọng của mối quan hệ tích cực với nhà cung cấp.
- Tập trung vào một Nhóm đối tác nhà cung cấp được nhắm mục tiêu
Không có công ty nào, dù lớn hay thành công, có khả năng xây dựng mối quan hệ chiến lược chặt chẽ với tất cả các nhà cung cấp của mình. Bạn càng sử dụng nhiều đối tác nhà cung cấp, bạn càng khó duy trì mức độ giao tiếp và cộng tác cũng như xây dựng lòng tin cần thiết để SRM thành công.
Ý tưởng đằng sau SRM là xác định các nhà cung cấp chính và tập trung nhiều hơn vào việc phát triển các mối quan hệ đó. Thông thường, các công ty ưu tiên những nhà cung cấp cung cấp số lượng lớn sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc cung cấp số lượng ít hơn những sản phẩm hoặc dịch vụ quan trọng.
Bắt đầu bằng cách phân đoạn các đối tác nhà cung cấp của bạn. Mô hình Kraljic có thể hữu ích trong việc xác định những nhà cung cấp nào sẽ nhận được sự chú ý cao hơn. Mặc dù ra đời từ năm 1983, mô hình này vẫn rất phù hợp và hiệu quả đối với các nhà quản lý chuỗi cung ứng hiện đại như một phương pháp để xác định các nhà cung cấp chống lại rủi ro và lợi nhuận. Ngoài ra, hãy tạo một bộ tiêu chí. Sử dụng những thông tin này để phân loại các nhà cung cấp “cấp 1” chính, chiến lược của bạn và tập trung vào việc xây dựng các mối quan hệ đó.
- Phát triển một tầm nhìn rõ ràng
Mọi chiến lược cần bắt đầu với sự hiểu biết rõ ràng về mục tiêu cuối cùng cũng như các mục tiêu có thể đo lường được. Việc liên kết các đối tác trong quá trình lập kế hoạch chuỗi cung ứng sẽ đảm bảo rằng cả hai bạn đều hướng tới cùng một kết quả. Nói cách khác, để đạt được thành công SRM, hãy cộng tác với đối tác của bạn để phát triển một tầm nhìn chung, rõ ràng và đầy cảm hứng và hình dung những hậu quả tiềm ẩn nếu các mục tiêu không được đáp ứng.
- Biến nó thành một khuôn khổ để mua sắm và tìm nguồn cung ứng
Chỉ hơn ba phần tư số người tham gia khảo sát cho biết mặc dù mọi thứ “bên dưới” hoàn toàn khác nhau, nhưng khuôn khổ chuỗi cung ứng của họ không thay đổi đáng kể.
Để cả hai bên thu được những lợi ích lớn nhất có thể từ quan hệ đối tác của họ, bạn không thể nghĩ nó đơn giản là một công cụ; nó phải là khuôn khổ mà mọi chiến lược tìm nguồn cung ứng dựa vào, từ đàm phán đến lập kế hoạch dài hạn.
Thông thường, các nhà quản lý chuỗi cung ứng nhầm SRM với một hình thức đàm phán nâng cao hoặc một cách đạo đức hơn để giúp các nhà cung cấp giảm chi phí. Cách tiếp cận từng phần này đối với SRM biến nó thành một hoạt động cơ hội, do đó không thể thúc đẩy mối quan hệ đối tác lâu dài.
- Hành động theo chiến lược so với phản ứng
Những thách thức và vấn đề sẽ phát sinh. Nhưng với SRM, bạn có thể lập các kế hoạch dự phòng được thiết lập trước để dự phòng khi các tình huống xảy ra không thể tránh khỏi. Điều này cho phép các doanh nghiệp hành động một cách chiến lược và hợp lý thay vì bị buộc phải phát minh ra giải pháp tại chỗ.
- Đảm bảo mọi người đều được hưởng lợi như nhau
Tôi đã nói điều đó trước đây, và tôi sẽ nói lại lần nữa: SRM cố gắng mang lại lợi ích cho cả hai bên. Điều này không thể được phóng đại; nó là xương sống của mọi chiến lược quan hệ đối tác nhà cung cấp. Các công ty đang bước vào một mối quan hệ lâu dài với các mục tiêu có thể đo lường được và tầm nhìn được hiểu và theo đuổi lẫn nhau.
Ba thách thức trong quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp
Mặc dù chín muồi với những lợi ích, giống như bất kỳ nỗ lực nào, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp cũng có những thách thức của nó. Một nghiên cứu của PwC xác định ba trong số những thách thức nổi bật nhất khi nói đến SRM. Hãy cùng khám phá những điều này:
- Tập trung quá nhiều vào việc giảm chi phí
Luôn nhớ rằng: mục tiêu của SRM là tạo ra một tình huống có lợi cho cả hai bên. SRM là một cuộc chạy marathon, không phải là một cuộc chạy nước rút. Hãy để mắt đến những mục tiêu dài hạn thay vì những lợi ích ngắn hạn.
- Thiếu năng lực SRM cụ thể
Về mặt lịch sử, nền tảng của mua sắm là các năng lực chức năng: đàm phán, phân tích thị trường, quản lý rủi ro và chi phí. Tuy nhiên, việc nuôi dưỡng một SRM phát triển cần nhiều kỹ năng chiến thuật hơn, chẳng hạn như tạo ảnh hưởng, lãnh đạo và quản lý sự thay đổi. Đảm bảo rằng người mua được đào tạo về những kỹ năng này có thể làm giảm mức độ nghiêm trọng của trở ngại này.
- Sự liên kết không đầy đủ giữa Doanh nghiệp, Mua sắm và Nhà cung cấp
Một lần nữa, điều quan trọng cần nhớ là SRM tìm cách mang lại lợi ích cho tất cả các bên liên quan. Việc thiếu sự liên kết có thể gây bất lợi nếu tổ chức mua hàng muốn phát triển quan hệ đối tác và nhà cung cấp đang làm việc để tận dụng lợi thế của khách hàng. Ngoài ra, một số doanh nghiệp chỉ đơn giản là tiếp cận chuỗi cung ứng với những tư duy và phương pháp luận khác nhau.
Thách thức này có thể được giảm bớt khi tất cả các bộ phận liên quan ngồi lại với nhau để thảo luận và đặt ra một tầm nhìn rõ ràng với các mục tiêu có thể đo lường được, như tôi đã đề cập trước đó.
Tương lai của công nghệ SRM
Các chuỗi cung ứng, về mặt cần thiết, đã trải qua những thay đổi liên tục kể từ trước cuộc cách mạng công nghiệp và tốc độ đổi mới chỉ tăng nhanh trong vài thập kỷ qua. Tuy nhiên, kỷ nguyên kỹ thuật số đang đòi hỏi nhiều thứ hơn là những điều chỉnh hoạt động đối với chuỗi cung ứng ngày nay.
Trước những thách thức lớn mà các nhà quản lý chuỗi cung ứng phải đối mặt, không có gì lạ khi phản ứng phổ biến nhất đối với sự gián đoạn chuỗi cung ứng là áp dụng công nghệ mới. Trên thực tế, 95% người được hỏi đồng ý rằng các quyết định công nghệ tốt hơn ngày nay sẽ giúp ích cho các chiến lược chuỗi cung ứng của họ trong dài hạn.
Khi công nghệ phát triển và được kết hợp chặt chẽ hơn vào các quy trình của chuỗi cung ứng, có một số bước phát triển công nghệ sẽ hỗ trợ SRM tốt hơn.
Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho việc lựa chọn nhà cung cấp và quản lý rủi ro. Các tập dữ liệu được tạo ra từ các hành động SRM, chẳng hạn như đánh giá nhà cung cấp, kiểm toán và chấm điểm tín dụng cung cấp cơ sở quan trọng cho các quyết định tiếp theo liên quan đến nhà cung cấp. Với những công nghệ đang phát triển này, việc thu thập dữ liệu có thể chủ động hơn là thụ động. Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp sẽ mang tính dự đoán và dễ hiểu hơn, tạo nền tảng cho sự thành công trong mối quan hệ với nhà cung cấp.
Ngoài ra, hơn 90% người trả lời khảo sát của chúng tôi đồng ý rằng việc duy trì khả năng hiển thị thông qua thành phần hoặc nhà cung cấp ban đầu là rất quan trọng. Công nghệ như điện toán đám mây cũng sẽ cho phép truyền dữ liệu nhanh và theo thời gian thực, do đó hỗ trợ giao tiếp hiệu quả và cởi mở hơn.
Khi các lực lượng thị trường phát triển và công nghệ phát triển, bối cảnh thu mua và tìm nguồn cung ứng cũng thay đổi. Và khi ngày càng nhiều công ty thuê ngoài các chức năng quan trọng, chẳng hạn như đổi mới, an ninh nguồn cung và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, việc duy trì mối quan hệ nhà cung cấp tích cực và lâu dài sẽ trở nên quan trọng hơn. SRM có thể kết nối mạng lưới rối rắm của các nhà cung cấp toàn cầu với lợi ích chiến lược của một tổ chức để xác định và thúc đẩy tiềm năng kinh doanh chưa được khai thác trước đây. Trong quá trình này, SRM tạo ra một tình huống đôi bên cùng có lợi.